保険書類や取扱説明書など、保管書類のベストな整理と収納方法とは?

こんにちは♪整理収納アドバイザーのすぎたともみです♪

保険やローンの書類や、家電の取扱説明書など、保管書類の収納にお困りではありませんか?保管書類の特徴は、使う頻度は少ないけれど、重要度が高い書類。長期保管が必要な書類ですよね。

今回は、そんな保管書類の、続けやすくて分かりやすい収納方法をご紹介しますね。

必要な収納アイテムは?

私がおすすめする収納方法に必要なアイテムはこちらです。

・クリアホルダー(A4)

書類整理のクリアホルダー

中身が分かりやすい透明なタイプがおすすめです。

・個別フォルダ

個別ホルダーで書類整理

見出しが付いている二つ折りのフォルダーです。

個別ホルダー

紙製でもプラスチック製でもどちらでもOKです。

・ファイルボックス

ファイルボックス

個別ホルダーがスムーズに出し入れできるサイズのファイルボックスを選びましょう。縦型と横型とがありますので、保管書類を収納したい場所に応じてお選び下さいね。

ファイルボックスで取扱説明書収納

こちらは縦型のボックスを並べた収納です。先に収納棚の奥行きを測り、ボックスを選びました。

ファイルボックスで重要書類整理

こちらは奥行きが狭い(20cmほど)の棚の事例です。横型のファイルボックスを前後に並べました。この場合、よく使う書類を手前にします。

・ラベルシール、または付箋

ラベルシール

私が使用しているラベルシールはダイソーの商品です。手に入りにくい場合は付箋でもOKです。

書類の整理と収納方法は、こんなステップで

STEP1.書類を一か所に集めます

取扱説明書の整理収納

家中の書類を一か所に集めます。

封筒に入ったままの保険会社の通知や、取扱説明書、住宅ローンやカード会社、市区町村からの書類など、まずは集めて全体量を把握しましょう。

*子ども関連のプリント類やDMなど、流動的な書類については、こちらの記事をご覧ください

STEP2.書類を整理します

1枚1枚目を通し、不要な書類は処分しましょう。

封筒にまとまっている書類も、1枚1枚チェックしてみると、期限切れの内容の書類や広告が入っていたりします。

保険会社からの契約内容の確認書類なども、最新のものだけを残しておけばOKです。

取扱説明書の整理

エアコンの説明書などは同じ機種のものが何冊もあったりしますので、不要なものは手放しましょう。

▷必要かどうか判断に迷う書類は、とりあえず残すのではなく、「保留」として1か所に集めておきましょう。

半年~1年くらいの保留期限を決めて、その期間内に必要にならなかった場合は処分する、というように決めておくと手放しやすくなります。

STEP3.保管する書類をカテゴリー分けする

取扱説明書の整理

保管する書類を、自分が分かりやすいカテゴリーで分けます。

クリアホルダーで書類整理

書類をA4サイズのクリアフォルダーに入れます。

家具の説明書など、小さなパーツがあるものは、一緒に入れてOKです。

▷カテゴリー名の付け方

例えば、保険書類の場合、「〇〇保険会社」「▽▽保険会社」というように、保険会社名で分けてもいいですし、「パパ終身保険」「ママがん保険」というように、家族の名前と保険の種類で分けてもOKです。

その書類が必要になった時を想像して、自分にとって見つけやすいカテゴリー名をつけて下さいね。

▷ラベルの貼り方

ラベルシールで書類インデックス

ラベルシールを使う場合は、このようにクリアホルダーを挟みこむように貼ると、ラベルがつまみになるので取り出しやすくなります。

ふせんで書類インデックス

ラベルシールが無い場合や、急いでいる時などは付箋でも代用できます。ラベルを貼る位置は、最終的にファイルボックスでまとめた時に、よく見えるところに貼りましょう。

取扱説明書の整理収納

全ての書類をクリアホルダーに分けましょう。

STEP4.グループをつくり、個別フォルダにまとめる

個別ホルダーで取扱説明書収納

STEP3で分けた書類を、似ているグループでまとめて個別フォルダに挟みます。個別フォルダにはグループ名をラベリングします。

STEP5.更にグループでまとめて、ファイルボックスに収納する

個別ホルダーとファイルボックスで書類収納

個別フォルダーをファイルボックスに収納します。

ファイルボックスで書類収納

横型のファイルボックスの場合、このような状態になります。

縦型ファイルボックスで書類収納

最後に、ファイルボックスにもグループ名をラベリングします。

ファイルボックス

この収納方法の良いところは、途中からでもファイルを増やしたり、減らしたりがしやすいところです。

ちょっと根気のいる作業になりますが、一度整えればずっと使える仕組みができるので、是非少しずつでも取り掛かりましょう。

整理収納アドバイザー すぎたともみ

杉田友美

杉田友美TOMOMI SUGITA

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整理収納アドバイザー1級/親・子の片づけインストラクター1級/インテリアコーディネーター

ワンオペママが暮らしを楽しむために役立つ、片付けのコツを発信しています。

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